Bila Urusan Dokumen Kependudukan Memakai Format Digital


Mengakses situs Dukcapil untuk pengurusan dokumen kependudukan.

Kerumunan orang mengantre mengurus dokumen-dokumen kependudukan adalah hal biasa di kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil mana pun. Dokumen kependudukan ini beragam. Ada Kartu Keluarga, ada Akta Kelahiran, Akta Kematian, dan lain sebagainya.


Biasanya, di kantor kependudukan, warga membawa map berisi berbagai persyaratan yang dibutuhkan untuk dokumen yang mereka urus. Banyak pula yang mengurus legalisir salinan dokumen mereka, yang biasanya diperlukan sebagai syarat sah berbagai urusan yang membutuhkan verifikasi data konvensional.


Tapi itu pemandangan sebelum era pandemi. Kebijakan pembatasan sosial membuat kantor-kantor pemerintah juga mengubah cara-cara yang biasa. Tujuannya tentu agar manusia tidak menumpuk, yang meningkatkan risiko penularan virus penyebab Covid yang bisa mematikan.


Dokumen Kependudukan Format Digital


Benih digitalisasi dokumen kependudukan sebenarnya sudah muncul sebelum pandemi tiba. Tapi, untuk penerapannya, butuh aturan-aturan turunan sebagai landasan hukum di berbagai daerah. Misalnya Permendagri Nomor 104 Tahun 2019 Tentang Pendokumentasian Administrasi Kependudukan sudah mengatur soal format digital, tapi tetap saja penerapannya, misalnya di ibu kota provinsi, harus diperkuat Surat Edaran Walikota.


Pasal 19 ayat 6 Permendagri 104/2019 itu berbunyi “Dalam hal Dokumen Kependudukan dengan format digital dan sudah ditandatangani secara elektronik dan KTP-el tidak memerlukan pelayanan legalisir”.


Kita ambil contoh di Surat Edaran Walikota Makassar No. 470/53/S.Edar/Disdukcapil/II/2020 mengenai Implementasi Permendagri nomor 104 tahun 2019 dan Permendagri Nomor 109 tahun 2019, yang kemudian mengatur bahwa:

  • Dokumen Kependudukan berupa Kartu Keluarga yang telah ditandatangani secara elektronik dan KTP-el tidak memerlukan pelayanan legalisir

  • Dokumen Pencatatan Sipil yang telah ditandatangani secara elektronik tidak memerlukan pelayanan legalisir.

Lalu aturan kedua yang disebut di surat edaran walikota tersebut, yaitu Permendagri No. 109 tahun 2019 Tentang Formulir dan Buku Yang Digunakan Dalam Administrasi Kependudukan, pada pasal 12 dan 14 mengatur bahwa Dokumen Kependudukan dan Pencatatan Sipil berupa Kartu Keluarga, Kutipan Akta Kelahiran, Akta Perkawinan, Akta Perceraian dan Akta Pencatatan Sipil Lainnya menggunakan kertas HVS 80 gram.


Lalu apa kemudahan yang dibawa rentetan peraturan di atas? Nah, di Makassar, warga tidak lagi perlu pusing dan khawatir mengantre di kantor kependudukan ketika, misalnya, mengurus akta kematian anggota keluarga. Melalui website dinas setempat, warga tinggal klik-klik saja untuk mengunggah foto atau hasil pindai dokumen-dokumen yang dibutuhkan sebagai persyaratan.


Setelah dokumen lengkap, pihak dinas akan memproses dan memberi notifikasi melalui email ketika dokumen selesai, atau kelengkapannya ada yang dinilai belum terpenuhi. Dokumen kependudukan yang sudah selesai akan diberikan dalam format digital berupa file PDF yang ditandatangani secara elektronik oleh pejabat pencatatan sipil. Secara fisik, tanda tangan ini dalam bentuk kode QR.


Baca juga: Manfaat Identitas Digital di Masa Pandemi


Tanda tangan elektronik yang dimaksud tentu saja bukan tanda tangan konvensional hasil pindai! Karena ini dokumen negara, maka tingkat keabsahannya tentu memerlukan verifikasi yang lebih serius. Dokumen kependudukan format digital ini ditandatangani secara elektronik menggunakan sertifikat elektronik yang diterbitkan oleh Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE) di Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN).


Alhasil, sekarang ini warga mulai membiasakan diri memegang dokumen seperti Kartu Keluarga atau Kutipan Akta Kematian tidak di dalam map, tapi di penyimpanan digital. Dokumen digital itu tetap perlu dicetak di kertas HVS A4 80 gram bila perlu dipakai untuk urusan-urusan yang membutuhkan.


Artinya, digitalisasi dokumen kependudukan kita memang masih dibentuk. Di sisi warga pengguna juga ada kebingungan-kebingungan. Karena terbiasa menerima nasib mengantre di kantor negara, ada saja yang celingukan di kantor Dukcapil, mencari loket yang buka. Tapi penerapan dokumen kependudukan format digital ini setidaknya bisa mengurangi antrean fisik.


Tentu warga tetap harus mengurus berbagai surat bertingkat dari RT, RW hingga ke kelurahan dan kadang kantor kecamatan. Tapi setidaknya antrean di tingkat-tingkat itu tidak berisiko tinggi, meski tetap membutuhkan kehadiran fisik.


Ke depannya, kita bisa berharap bahwa format digital dokumen-dokumen kependudukan bisa makin menyeluruh. Tak perlu lagi menunggu tanda tangan Pak RT atau cap lurah, cukup mengurus online dan mendapat tanda tangan digital. Verifikasi biometrik identitas kita sebagai warga dilakukan secara jarak jauh. Kita berharap hari itu tak lama lagi tiba, agar semua urusan kependudukan, termasuk urusan lain yang butuh pembuktian identitas (seperti di institusi keuangan), bisa dilakukan secepat kilat, akurat, tanpa kontak fisik, dan tetap aman.


Baca juga: Keamanan data pekerja yang bekerja dari rumah