Keuntungan Menggunakan Tanda Tangan Elektronik untuk Administrasi Pajak


Anda sebagai Wajib Pajak setiap tahun diharuskan untuk menyiapkan dan menyerahkan berbagai dokumen. Dokumen-dokumen tersebut dibutuhkan sebagai verifikasi data dan informasi terkait kewajiban pajak yang harus Anda bayarkan.


Agar dokumen tersebut sah, Anda perlu menandatanganinya. Proses tanda tangan pada dokumen juga berlaku untuk para petugas administrasi atau anggota divisi keuangan di kantor yang harus mengurus pajak banyak karyawan. Bayangkan berapa banyak dokumen yang harus diperiksa dan ditandatangani jika Anda melakukannya secara konvensional yakni dengan tanda tangan basah.


Apalagi karena peraturan Anda juga harus mendigitalisasi dokumen tersebut. Hal ini bisa memakan banyak waktu karena Anda harus memindai dokumen satu per satu.


Kesulitan seperti ini tentu saja harus dicari solusinya. Itu mengapa sudah saatnya Anda beralih menggunakan tanda tangan elektronik untuk setiap proses administrasi perpajakan.

Ada keuntungan-keuntungan yang dapat Anda rasakan apabila menggunakan tanda tangan elektronik untuk keperluan pajak. Berikut adalah diantaranya:


Relatif lebih hemat waktu dan energi


Tanda tangan elektronik adalah tanda tangan yang dibubuhkan secara elektronik, tapi fungsinya sama seperti tanda tangan biasa pada dokumen fisik. Memang, beberapa dokumen perpajakan tetap mengharuskan Anda untuk tanda tangan secara konvensional di atas kertas. Namun, bagaimana jika dokumen berbentuk digital? Anda tentu tidak bisa membubuhkan tanda tangan basah pada jenis dokumen tersebut.


Jika selama ini Anda melakukannya secara manual, yaitu dengan membubuhkan tanda tangan basah kemudian memindai dokumen bersangkutan, maka sudah saatnya Anda beralih ke tanda tangan elektronik. Proses penandatanganan dokumen digital akan lebih efisien, sehingga bisa menghemat waktu dan energi dalam mengurus administrasi perpajakan.


Integritas data terjamin


Risiko manipulasi atau pemalsuan tanda tangan memang selalu ada, bahkan di untuk persoalan perpajakan sekali pun. Namun, dengan menggunakan tanda tangan elektronik, Anda dapat meminimalisir terjadinya pemalsuan tanda tangan. Pasalnya, setelah Anda membubuhkan tanda tangan secara digital, tanda tangan dan dokumen tidak dapat lagi diubah. Bila terjadi perubahan, dokumen tidak lagi menjadi valid dan tanda tangan harus kembali dilakukan.


Dengan protokol seperti ini, integritas data Anda akan menjadi lebih terjamin. Terlebih jika tanda tangan pada dokumen telah diatur oleh protokol Public Key Infrastructure (PKI) seperti yang tersedia pada VIDA Sign. Protokol PKI akan mencegah terjadinya manipulasi atau pemalsuan tanda tangan oleh pihak-pihak yang tidak berwenang.


Mempercepat operasional pihak internal


Satu dokumen perpajakan biasanya harus ditandatangani oleh beberapa orang atau pihak sekaligus. Hal inilah yang bisa memakan waktu karena Anda harus mencetak dokumen tersebut dan menyerahkannya ke pihak terkait untuk ditandatangani.


Setelah itu, Anda bisa meminta tanda tangan ke pihak selanjutnya. Proses penandatanganan dari satu pihak ke pihak lain tersebut membutuhkan waktu berhari-hari. Hal ini akan memberikan dampak pada produktivitas kerja Anda.


Di samping itu, Anda juga harus terus memantau posisi dokumen tersebut, apakah sudah di tangan pihak X atau justru masih dipegang pihak Y. Proses lacak ini akan sangat melelahkan dan membuat Anda frustasi.


Kabar baiknya, kerumitan tersebut dapat diatas dengan beralih menggunakan tanda tangan elektronik. Penggunaan tanda tangan elektronik dapat mempermudah proses penandatanganan secara internal di kalangan karyawan perusahaan. Anda tidak lagi perlu mencetak salinan dokumen apa pun, dokumen digital dengan tanda tangan elektronik dapat berpindah dengan urutan yang benar dari satu pihak ke pihak lain. Proses operasional di pihak internal pun akan berjalan lebih cepat.


Berkekuatan hukum yang sah


Walaupun berbentuk digital, tanda tangan elektronik tetap memiliki kekuatan hukum yang sah dalam proses perpajakan. Hal ini telah diatur dalam Pasal 1 Angka 12 Undang-Undang No. 1 Tahun 2016 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik. Dasar hukum ini menjamin bahwa tanda tangan elektronik bisa diakui secara hukum apabila memenuhi persyaratan. Salah satu persyaratan tersebut adalah terkait dengan sertifikat elektronik.


Sertifikat elektronik merupakan sertifikat yang menyatakan bahwa data tanda tangan elektronik adalah valid dan sesuai dengan identitas. Sertifikat ini akan menjadi bukti bahwa proses tanda tangan elektronik memang dilakukan oleh pihak bersangkutan.


Dari penjelasan di atas, menjadi jelas bahwa dengan menggunakan tanda tangan elektronik, proses administrasi perpajakan bisa dilakukan dengan lebih secara lebih mudah. Tidak hanya itu, prosesnya yang lebih akuntabel membuat tanda tangan elektronik menjadi transparan dan bisa dipertanggungjawabkan secara hukum.


Mulai sekarang Anda tidak perlu lagi menyalin berlembar-lembar kertas untuk administrasi pajak sehingga Anda juga akan lebih hemat waktu dan tenaga!







Baca juga: Memulai Transformasi Digital Dengan Tanda Tangan Elektronik