Manfaat Tanda Tangan Elektronik Bagi UMKM


Keamanan Data untuk Pekerja yang Bekerja dari Rumah
Keunggulan tanda tangan elektronik bisa dimanfaatkan juga oleh pelaku usaha kecil menengah

Penerapan tanda tangan elektronik saat ini telah jamak ditemukan. Selain karena memudahkan, tanda tangan elektronik juga dinilai memberikan keamanan di masa pandemi karena meminimalisir kontak fisik. Namun bagi usaha kecil dan menengah penerapan tanda tangan elektronik dianggap memberatkan dan berbiaya tinggi itu sebabnya tidak banyak usaha kecil dan menengah yang menggunakan tanda tangan elektronik. Padahal tanda tangan elektronik faktanya malah lebih banyak memberikan manfaat pada usaha kecil dan menengah.


Perhatian utama usaha kecil dan menengah adalah tentang bagaimana perusahaan bisa bertahan dan berkembang. Untuk mencapai tujuan tersebut usaha kecil dan menengah berusaha untuk bisa melakukan efisiensi biaya dan memaksimalkan pendapatan. Tidak mengejutkan jika kemudian usaha kecil dan menengah sering kali menunda atau menolak teknologi baru untuk menambah kemampuan usaha. Padahal teknologi dapat membantu usaha kecil untuk mencapai efisiensi dan juga meningkatkan kinerja.


Salah satu teknologi yang sering dianggap tidak dibutuhkan oleh usaha kecil dan menengah adalah tanda tangan elektronik. Tanda tangan elektronik merupakan sebuah sistem tanda tangan yang tidak dilakukan secara fisik. Dibandingkan dengan tanda tangan konvensional, tanda tangan elektronik dinilai memiliki banyak keunggulan. Keunggulan-keunggulan inilah yang sering menjadi pertimbangan mengapa sebuah usaha perlu untuk menggunakan tanda tangan elektronik.


Apa saja keunggulan tanda tangan elektronik yang bisa dimanfaatkan oleh usaha kecil menengah? Berikut penjelasannya.


1. Tidak membutuhkan banyak kertas


Keunggulan yang jelas bisa dimanfaatkan dari tanda tangan elektronik adalah dari aspek wujud yang berupa data digital. Sehingga proses legal dan persetujuan yang membutuhkan tanda tangan tidak lagi berupa kertas fisik.


Hal ini akan banyak memberikan keuntungan bagi usaha kecil menengah yang biasanya memiliki ruang kantor yang terbatas. Sebab pada umumnya usaha kecil belum memiliki kemampuan untuk memiliki kantor yang cukup untuk operasional perusahaan. Dengan ruang kantor yang lebih efektif, usaha kecil bisa memanfaatkan ruang untuk hal produktif lain. Misalnya untuk meja pegawai, tempat produksi, atau ruang pertemuan.


Selain itu, penggunaan dokumen digital akan membuat perusahaan menjadi lebih gesit. Alasannya adalah karena perusahaan relatif bisa mendapatkan tempat usaha yang dekat dengan target market. Ruang kecil yang tersedia bisa saja digunakan untuk operasional sebuah perusahaan yang cukup besar sebagai perusahaan global yang melayani ribuan pelanggan di berbagai tempat di dunia.


Selain itu dengan tidak menggunakan kertas, usaha kecil dapat berperan serta dalam upaya pelestarian alam yakni mengurangi penggunaan kertas. Kesan konsumen yang saat ini mulai sadar tentang pentingnya pelestarian alam akan membuat Brand usaha menjadi semakin dipercaya karena penggunaan kertas yang lebih sedikit akan menjaga keberlangsungan hutan sebagai sumber daya kertas. Perlu Anda ketahui bahwa Brand yang semakin dipercaya adalah keuntungan yang besar bagi usaha.


2. Proses validasi bisa dilakukan secara daring


Keuntungan lain yang bisa didapatkan dengan menggunakan tanda tangan elektronik adalah proses tanda tangan bisa dilakukan secara daring. Proses yang bisa dilakukan secara daring akan sangat memudahkan petugas dari perusahaan untuk memberikan dokumen pada pihak yang berwenang kapan pun dan di mana pun.


Kemudahan ini juga akan memberikan usaha kecil menengah untuk melakukan akses ke berbagai wilayah yang sebelumnya tidak bisa dijangkau apabila harus mengirimkan dokumen fisik. Misalnya, bekerja sama dengan pihak yang berada di wilayah terpencil. Atau berusaha untuk menjangkau pihak berwenang di posisi yang sulit untuk dijangkau komunikasi fisik.


Keterbukaan akses akan membuka banyak sekali peluang untuk usaha kecil menengah untuk mengembangkan usaha ke batas yang lebih luas dan beragam. Sehingga proses kerjasama bisnis tidak lagi tersekat oleh ruang geografis.


3. Dokumen digital lebih aman dibandingkan dokumen fisik


Aspek yang menjadi perhatian tentang dokumen digital adalah dari segi keamanan. Kebanyakan orang mengira, bahwa dokumen digital lebih mudah untuk disalin dan ditiru akibat proses salin begitu mudah dilakukan oleh siapapun. Namun kenyataannya, dengan tanda tangan elektronik dokumen menjadi mendapatkan dukungan teknologi keamanan yang jauh lebih canggih.


Teknologi enkripsi yang terdapat pada tanda tangan elektronik akan membuat dokumen menjadi lebih sulit untuk disalin oleh pihak yang tidak berkepentingan. Enkripsi juga membuat tanda tangan yang diberikan pada dokumen tidak bisa ditiru siapapun tanpa otorisasi yang tepat.


Belum lagi jika tanda tangan elektronik melibatkan rekam biometrik yang sangat unik dan hanya orang tertentu yang bisa memberikan tanda tangan. Praktik tanda tangan elektronik seperti ini akan semakin meningkatkan keamanan dokumen perusahaan yang sifatnya adalah rahasia.


Selain itu dokumen fisik juga memiliki kerawanan dari segi risiko penyimpanan seperti kebakaran, berkas hilang, ataupun akses yang tidak terawasi karena saat disimpan tidak ada catatan siapa saja yang pernah mengakses dokumen tersebut.


Dengan fitur keamanan yang semakin canggih saat ini, dan juga tanda tangan elektronik yang semakin terjangkau membuat dokumen digital untuk usaha kecil menengah menjadi sebuah kebutuhan yang sulit untuk diabaikan.


Selain itu, keamanan dari segi pertemuan untuk tanda tangan juga perlu menjadi pertimbangan.


Tanda tangan fisik yang mengharuskan pertemuan secara tatap muka akan meningkatkan risiko terjadinya infeksi virus. Apalagi di situasi pandemi yang belum terkendali paparan virus dapat terjadi di manapun termasuk saat pertemuan penandatanganan dokumen. Itu sebabnya penggunaan tanda tangan elektronik yang minim kontak (contactless) bisa menjadi solusi yang tepat untuk meminimalisir risiko penyebaran virus.


Bagi Anda pelaku usaha kecil menengah, tentu meminimalisir risiko penyebaran virus begitu penting karena umumnya proses usaha masih begitu banyak mengandalkan operasional fisik. Dengan menerapkan tanda tangan elektronik, tidak hanya usaha menjadi terhindar dari virus, tetapi juga memberikan jaminan keamanan yang lebih baik pada partner dan konsumen. Sehingga pada akhirnya nama brand akan semakin dipercaya dan memiliki reputasi yang semakin baik.

4. Proses digital memudahkan konsumen


Kemungkinan pemanfaatan teknologi digital tidaklah terbatas. Sebab bila kebanyakan orang mengira tanda tangan elektronik hanya akan menguntungkan pihak perusahaan, nyatanya tanda tangan elektronik juga bisa menguntungkan bagi konsumen. Terutama dari aspek kemudahan melakukan persetujuan dari pihak kedua yang selama ini sering terkendala jarak, tempat, ruang atau geografis.


Berkat tanda tangan elektronik, kini konsumen tidak perlu lagi untuk sedang secara fisik untuk melakukan transaksi. Konsumen hanya perlu untuk memberikan tanda tangannya pada perusahaan untuk menyetujui kesepakatan yang terjadi. Hal ini membuka peluang yang begitu besar untuk usaha kecil menengah yang kesulitan untuk mengakses pasar.


Dengan tanda tangan elektronik, jangkauan pasar untuk mendapatkan layanan yang diberikan oleh perusahaan tidak lagi sulit. Kemudahan didapatkan oleh konsumen yang mungkin berada di tempat yang tidak terjangkau oleh perusahaan, namun dapat dijangkau oleh jaringan internet. Oleh karena itu, berkat tanda tangan elektronik kemudahan tidak hanya diperoleh perusahaan tetapi juga konsumen yang ingin melakukan kesepakatan atau transaksi.


5. Efisien biaya dan waktu


Seperti yang dijelaskan pada awal pembahasan, hal utama yang diperhatikan oleh usaha kecil menengah adalah tentang pengembangan perusahaan. Tumbuh dan berkembang adalah perhatian utama yang membutuhkan banyak usaha seperti efisiensi biaya dan waktu. Untuk bisa mencapai hal tersebut usaha kecil menengah bisa memanfaatkan teknologi tanda tangan elektronik.


Tanda tangan elektronik menjadi solusi bagi usaha kecil menengah karena telah terbukti mampu untuk memberikan efisiensi biaya pada operasional perusahaan. Usaha tidak lagi perlu untuk mengeluarkan biaya-biaya yang tidak perlu seperti mencetak berkas untuk melakukan tanda tangan. Usaha juga tidak lagi perlu untuk mengeluarkan biaya untuk mengirimkan dokumen ke wilayah yang begitu sulit untuk dijangkau secara fisik. Biaya-biaya yang dahulu harus dikeluarkan untuk menghasilkan sebuah kerjasama ataupun operasional bisnis menjadi sangat minimal dan bisa dialokasikan untuk keperluan yang lain.


Hal terpenting lain selain efisiensi biaya adalah efisiensi waktu. Waktu adalah sumber daya yang paling berharga yang tidak akan bisa ternilai harganya. Itu sebabnya jika usaha kecil menengah bisa memanfaatkan waktu dengan lebih efisien lewat pemanfaatan teknologi tanda tangan elektronik maka perusahaan bisa mendapatkan banyak sekali manfaat dan keuntungan.


Berkat tanda tangan elektronik, pengiriman dokumen tidak lagi membutuhkan waktu yang lama. Melalui internet pengiriman dokumen bisa terjadi dalam hitungan detik. Bandingkan dengan proses pengiriman dokumen yang membutuhkan waktu berhari-hari.


Secepatnya pengiriman akan bisa diterima tetap dalam hitungan satu hari. Itu artinya waktu selama 1440 menit waktu terbuang hanya untuk menunggu sebuah keputusan penting. Sementara waktu sebanyak itu bisa digunakan untuk mendapatkan lebih banyak konsumen, melakukan keputusan yang berkaitan dengan permodalan, atau untuk kegiatan produktif lainnya yang akan meningkatkan nilai dari usaha.


Efisiensi waktu juga bisa didapatkan usaha dengan metode pencarian dokumen yang relatif lebih mudah. Dokumen bertanda-tangan elektronik tidak perlu disimpan secara fisik membuat pencarian mudah dilakukan karena berkas bisa dicari menggunakan teknologi komputer yang cepat.


Hanya dengan memasukkan kata kunci terkait, dokumen bertanda-tangan bisa ditemukan. Bandingkan dengan dokumen fisik yang harus dicari terlebih dahulu dengan seksama oleh petugas pengarsip. Tumpukan-tumpukan berkas tentu akan membuat proses pencarian dokumen membutuhkan waktu yang lebih. Praktik seperti ini tentu saja tidak efisien untuk proses bisnis.


Telah dijelaskan bahwa ada begitu banyak manfaat yang bisa didapatkan usaha kecil menengah dari penerapan tanda tangan elektronik. Manfaat-manfaat di atas adalah manfaat yang perlu Anda sadari sebagai seorang pemilik bisnis yang ingin mengembangkan usaha dengan lebih baik lagi terutama dalam penerapan transformasi digital.


Langkah selanjutnya tentu saja adalah tentang bagaimana Anda sebagai pelaku usaha memutuskan. Apakah Anda siap untuk menerapkan tanda tangan elektronik pada usaha kecil menengah setelah mengetahui manfaat-manfaat di atas.


Menggunakan tanda tangan elektronik bisa jadi adalah sebuah langkah transformasi digital terbaik yang terjadi pada perusahaan Anda. Oleh sebab itu, Anda perlu untuk mempertimbangkannya dengan baik dan melihat potensi-potensi yang bisa terjadi jika tanda tangan elektronik diterapkan pada usaha.


Bila Anda merasa membutuhkan diskusi dan panduan tentang bagaimana penerapan tanda tangan elektronik yang mungkin bisa dilakukan pada usaha, Anda bisa menghubungi PT Indonesia Digital Identity (VIDA) untuk konsultasi dan mendapat bantuan.






Baca juga: Penggunaan Tanda Tangan Elektronik Meluas, Tak Perlu Cemas Sisi Keamanan dan Legalitasnya