Manfaat yang Bisnis Anda Dapatkan Jika Tidak Lagi Memakai Kertas


Selama ini, kertas menjadi bagian tak terpisahkan dalam sebuah bisnis maupun perusahaan. Bahkan instansi dan pelayanan publik menggunakannya untuk keperluan seperti penandatanganan berkas, surat perizinan, dan lain sebagainya. Namun, tahukah Anda bahwa menggunakan kertas kini semakin dihindari? Alasannya bermacam-macam. Seperti selain berkas dokumen menumpuk, ada anggapan bahwa penggunaan kertas dapat memuat biaya pengeluaran perusahaan semakin membengkak dan tidak ramah lingkungan.


Ada cara lain yang bisa Anda lakukan untuk mulai meninggalkan penggunaan kertas dalam berbagai keperluan. Misalnya beralih ke dokumen digital dengan tanda tangan elektronik yang lebih efisien. Lalu, apa alasan kuat mengapa bisnis dan perusahaan harus meninggalkan penggunaan kertas? Simak ulasannya dalam tulisan ini.


Keamanan Lebih Terjamin


Manfaat pertama yang dapat Anda rasakan ketika mulai meninggalkan kertas di perusahaan adalah faktor keamanan yang lebih terjamin. Memang, menggunakan kertas untuk tanda tangan basah aman. Namun, di satu sisi terkadang keamanannya juga dipertanyakan. Baik itu terjadi karena penyalahgunaan dokumen hingga kerusakan-kerusakan lainnya yang tidak diprediksi sebelumnya. Seperti terjadinya kebakaran, bencana alam dan sebagainya.


Jika data penting tersebut tidak disimpan secara digital maka akan sulit bagi Anda untuk melacaknya. Terutama dokumen yang berisi tanda tangan penting. Maka dari itu Anda membutuhkan tempat yang aman dan menjaga dokumen dengan baik. Akan tetapi hal itu memakan biaya dan waktu yang tidak sedikit.


Ini dari keamanan penyimpanan dokumen, bagaimana dengan keamanan lainnya? Misal pemalsuan dokumen dan tanda tangan untuk hal-hal yang melanggar hukum? Menggunakan tanda tangan konvensional pada kertas memang memiliki tingakatan risiko yang cukup tinggi kerawanan pemalsuan dan penyalahgunaan dokumen dan tanda tangan.


Ini berbeda jika menggunakan tanda tangan elektronik. Anda tidak perlu khawatir lagi perihal keamanannya. Sebab, semua data akan tersimpan secara otomatis secara online. Sehingga tidak akan hilang ketika terjadi bencana. Adanya fitur enkripsi juga membuat tanda tangan elektronik semakin aman. Ini karena hanya pihak-pihak yang memiliki akses dan izin saja yang bisa membukanya. Sehingga akan sulit untuk disalahgunakan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggungjawab.


Ditambah lagi dengan adanya undang-undang tentang tanda tangan elektronik yang dikeluarkan oleh pemerintah membuat tanda tangan elektronik memiliki keabsahan dan legalitas. Anda pun akan lebih aman dan nyaman ketika melakukan transaksi dan melaksanakan kontrak menggunakan tanda tangan elektronik.


Proses Penandatanganan Lebih Cepat


Pernahkah Anda merasakan jika penandatanganan dokumen dengan kertas memakan waktu yang lama? Contohnya adalah perjanjian kerjasama dengan calon klien maupun pengurusan surat kontrak perusahaan maupun konsumen. Jika hal ini tetap terjadi, akibatnya adalah perusahaan Anda dinilai tidak profesional karena pengurusan dokumen yang lama dan memakan waktu.


Selain itu, Anda masih harus mencari dokumen penting pada tumpukan-tumpukan dan memilahnya satu per satu sebelum ditandatangani. Lain halnya ketika menggunakan tanda tangan elektronik, Anda akan lebih mudah menemukan dokumen karena disimpan menggunakan kode enkripsi. Dan ketika Anda akan mencari dan membukanya cukup menggunakan kode tersebut.


Jika sebelumnya penandatanganan dokumen memakan waktu berjam-jam hingga berhari-hari, maka dengan mengguunakan tanda tangan elektronik akan lebih mudah dan ringkas. Bahkan Anda bisa melakukannya kurang dari lima menit sekalipun. Cukup mudah bukan?


Memberikan Kemudahan Kepada Karyawan


Seperti disinggung dalam poin sebelumnya, menggunakan tanda tangan elektronik dan meninggalkan penggunaan kertas dapat memberikan efisiensi penandatanganan dokumen. Hal ini ternyata juga berdampak pada karyawan. Cara tersebut akan meningkatkan kinerja karyawan dalam mencapai target perusahaan. Contohnya, karyawan lebih mudah melakukan penandatanganan dokumen penting tanpa harus menunggu atasan tiba.


Dokumen tersebut bisa ditandatangani di mana saja dan kapan saja. Sehingga dapat memangkas waktu dan bisa digunakan untuk hal produktif lainnya dalam mengerjakan urusan perusahaan. Di samping itu, para karyawan juga akan terbiasa menggunakan tanda tangan elektronik dan lebih siap untuk menggunakan fitur-fitur teknologi di masa mendatang untuk menunjang pekerjaan.


Manajemen dan Komunikasi Lebih Mudah


Mungkin membayangkan dokumen yang bertumpuk untuk melakukan proses tanda tangan membuat proses pekerjaan semakin berat. Belum lagi bagaimana melakukan manajemen yang baik agar semua dokumen ditandatangani dengan baik dan tepat waktu. Bila tidak menggunakan tanda tangan elektronik dan hanya mengandalkan kertas akan menyulitkan manajemen Anda.


Berbeda ketika menggunakan tanda tangan elektronik akan membuat manajemen dokumen lebih baik. Selain itu, dapat diandalkan ketika memerlukan proses tanda tangan yang cepat dalam waktu darurat. Anda hanya perlu membuka media penyimpanan yang ada lalu pilih dokumen untuk ditandatangani menggunakan mode enkripsi secara langsung.


Akses Dokumen dalam Genggaman


Terkadang nasihat yang sederhana dapat membuat beberapa hal menjadi lebih efektif. Alasan Anda harus meninggalkan penggunaan kertas dan beralih ke tanda tangan elektronik dan juga dokumen digital adalah membuat akses lebih mudah hanya dalam satu genggaman saja. Mengapa demikian? Karena dengan tanda tangan elektronik Anda bisa melakukan banyak hal. Mulai dari penandatanganan surat kontrak hingga untuk proses transaksi pembayaran.


Selain itu, dengan menggunakan tanda tangan elektronik dan meninggalkan penggunaan kertas di perusahaan akan lebih mudah untuk memantau dan mengecek apakah dokumen penting sudah ditandatangani sesuai dengan jadwal yang ditentukan. Dengan begitu, Anda tidak akan melewatkan momen-momen penting yang berguna bagi perusahaan dan bisnis.


Memberikan Pelayanan Terbaik Kepada Konsumen


Pelayanan terbaik menjadi hal paling utama bagi perusahaan kepada konsumen. Memberikan pelayanan terbaik ini dapat dilakukan dengan banyak hal. Seperti memberikan layanan yang cepat, nyaman, dan memuaskan. Selain itu, perusahaan mampu menjaga dokumen penting miliki konsumen dengan baik. Misalnya untuk perusahaan perbankan dan asuransi sangat penting untuk menjaga nasabah.


Tidak menggunakan dokumen dan beralih ke tanda tangan elektronik juga mampu meningkatkan kepuasan konsumen. Sebab, mereka tidak perlu lagi harus mengantre dan menunggu lama untuk sekadar proses penandatanganan dokumen penting. Selain itu, tanda tangan elektronik tanpa kertas juga bisa dilakukan di mana saja dan kapan saja selama ada akses internet.


Dengan begitu, nasabah maupun konsumen tidak perlu lagi mendatangi kantor atau perusahaan tersebut. Jelas, hal ini akan menguntungkan konsumen karena mereka dapat mengurangi biaya maupun menghemat waktu. Dari sini, mereka akan menilai perusahaan Anda terlihat lebih profesional dan mampu menghadapi perkembangan zaman dengan memberikan pelayanan terbaik kepada konsumen. Efek jangka panjangnya adalah, konsumen akan lebih loyal terhadap perusahaan Anda dan merekomendasikannya kepada orang lain. Sehingga dapat menambah keuntungan bagi Anda maupun perusahaan.


Meminimalisir Biaya


Disadari atau tidak mengurangi penggunaan kertas hingga ke titik maksimal dapat berimbas pada biaya pengeluaran perusahaan. Selama ini, perusahaan menganggarkan sekian persen untuk pengadaan kertas. Baik itu untuk penandatanganan kontrak, berkas dokumen dan sebagainya. Hal ini juga akan berimbas pada biaya lainnya seperti biaya pembelian tinta dan sebagainya.


Apabila tidak menggunakan kertas, maka biaya-biaya tersebut dapat dipangkas dengan drastis. Anda pun bisa mengalihkan biaya pengadaan kertas untuk pemasangan fitur tanda tangan elektronik yang lebih aman dan lebih murah. Siapkan pula biaya pemeliharaan agar penggunaan dan penerapan tanda tangan elektronik lebih maksimal.


Ramah Lingkungan


Alasan terakhir mengapa Anda harus meninggalkan kertas dan beralih ke tanda tangan elektronik adalah lebih ramah lingkungan. Mengapa demikian? Mungkin Anda merasa bahwa penggunaan satu atau dua lembar kertas tidak terasa dampaknya. Namun, bagaimana jika kertas yang digunakan dalam jumlah besar dan itu menjadi rutinitas di kantor untuk pemberkasan dokumen?

Tentu saja hal itu akan berpengaruh pada lingkungan. Sebab, untuk satu rim kertas (500 lembar), itu berarti menebang satu pohon. Bayangkan jika Anda menghabiskan lebih dari itu? berapa pohon yang harus dipotong? Berbeda halnya jika menggunakan dokumen dan tanda tangan elektronik setidaknya Anda mengurangi penggunaan kertas dan membuat pohon-pohon tetap terjaga dan tidak ditebang guna menjaga keseimbangan ekosistem.


Bahkan kini sudah banyak perusahaan memulai gerakan hijau dalam berbisnis. Misalnya saja seperti yang digalakkan oleh perusahaan-perusahaan di Amerika Serikat. Berdasarkan data dari Environmental Paper Network’s, di Amerika Serikat terjadi tren penurunan penggunaan kertas.


Atau perusahaan lebih menggunakan kertas daur ulang. Meski perusahaan dan perkantoran menyumbangkan penggunaan kertas lebih dari 20% di Amerika Serikat, kini perlahan mulai berkurang. Cara ini juga dapat mengurangi penggunaan printer dan mesin fotokopi yang berdampak pada penghematan energi listrik.


Bagaimana Cara Memulainya?


Setelah Anda mengetahui manfaat tidak menggunakan kertas dalam dunia bisnis, maka Anda juga perlu tahu bagaimana cara memulai hal itu. Memang, pada awalnya tidak mudah untuk memulainya. Namun, dengan kemauan dan didukung oleh lingkungan yang memadai, maka semua itu akan membuatnya semakin lebih baik. Meski begitu, ada beberapa hal yang perlu menjadi perhatian Anda seperti:


  • Mulailah dari hal terkecil. Misalnya saja, jika Anda seorang pimpinan perusahaan setidaknya berilah contoh kepada karyawan maupun bawahan untuk mengurangi penggunaan kertas. Seperti mencatat hal penting melalui platform digital, tanda tangan elektronik dan sebagainya.


  • Lakukan edukasi kepada karyawan Anda sesering mungkin jika penggunaan kertas secara massif sebenarnya tidak terlalu baik. Di sini, Anda harus meyakinkan mereka jika menggunakan platform digital tidak kalah nyaman dengan penggunaan kertas.


  • Berikan dukungan lebih. Dalam hal ini adalah infrastruktur yang ada di perusahaan Anda harus dibenahi. Seperti akses internet yang memadai dan piranti yang ada terkoneksi dengan tanda tangan digital untuk penggunaan semakin mudah.


  • Tidak hanya itu saja, Anda juga perlu melakukan edukasi kepada konsumen bila perusahaan mulai meninggalkan kertas untuk berbagai keperluan. Misalnya dalam hal transaksi dan keperluan surat menyurat dilakukan secara online.


Ternyata ada berbagai manfaat mengurangi penggunaan kertas bagi perusahaan untuk keperluan bisnis bukan? Kini, saatnya perusahaan Anda mulai melakukan hal tersebut dan beralih menggunakan tanda tangan elektronik untuk berbagai macam keperluan berkas dan dokumen.


Dalam memilih tanda tangan elektronik, pastikan penyedia layanan yang Anda pilih sudah terdaftar legalitas dan operasionalnya di Kementerian Komunikasi dan Informatika. Salah satu yang layak untuk Anda jadikan mitra dalam penggunaan tanda tangan elektronik adalah PT Digital Identity Indonesia (VIDA). Selain terdaftar legalitasnya di Kementerian Komunikasi dan Informatika, VIDA juga digunakan oleh perusahaan besar maupun instansi. Sehingga, sudah tidak diragukan lagi pengalamannya.









Baca juga: Cara Mudah Agar Dokumen Digital Cepat Ditandatangani

58 tampilan0 komentar