Memulai Transformasi Digital Dengan Tanda Tangan Elektronik


Transformasi digital yang paling esensial adalah beralihnya tanda tangan basah menjadi tanda tangan elektronik

Seiring berjalannya waktu, berbagai inovasi terjadi dalam sebuah bisnis dan industri. Perkembangan teknologi dan perubahan perilaku pasar membuat bisnis harus menyadari adanya perubahan yang terjadi. Salah satunya adalah perubahan tren bisnis dari yang tidak digital menjadi digital. Tren ini semakin cepat berkembang dan menuntut sebuah perusahaan untuk melakukan transformasi digital.


Transformasi digital merupakan sebuah inovasi. Inovasi itu sendiri adalah hal yang lekat dengan dunia bisnis. Sehingga transformasi digital menjadi sebuah kebutuhan yang tidak lagi bisa terelakkan dari aktifitas bisnis. Namun sebelum melakukan transformasi digital, ada banyak aspek yang harus Anda ketahui sebagai seorang pebisnis.


Apa itu transformasi digital?


Pada umumnya pebisnis mengira bahwa transformasi digital hanyalah sekadar menggunakan teknologi digital dalam operasional perusahaan. Tapi ternyata definisi tersebut tidaklah tepat. Praktek mengubah cara berbisnis dari yang analog menjadi digital adalah sebuah digitalisasi. Hal ini juga termasuk menggunakan data digital untuk setiap aktifitas perusahaan.


Tujuan dari sebuah digitalisasi adalah tentang mempermudah cara perusahaan untuk melakukan pekerjaan. Dari yang sebelumnya tidak menggunakan teknologi digital, menjadi menggunakan teknologi digital. Salah satunya adalah seperti pencatatan dan pengerjaan administrasi yang menggunakan dokumen digital.


Lalu bagaimana transformasi digital yang tepat? Anda perlu memahami bahwa transformasi digital merupakan sebuah pola pikir. Pola pikir bisnis yang mengutamakan konsumen atau pelanggan terlebih dahulu dibanding kepentingan lain. Apa kebutuhan dari konsumen yang dapat dimaksimalkan dengan menggunakan teknologi digital.


Co-CEO dari Salesforce, Marc Benioff mengatakan bahwa setiap transformasi digital harus dimulai dan diakhiri pada konsumen. Itu artinya, dengan hadirnya teknologi digital pada perusahaan, setiap interaksi dan layanan yang diberikan perusahaan pada konsumen akan berubah seiring dengan teknologi digital yang diterapkan.


Setiap transformasi digital adalah tentang memberikan nilai yang lebih pada interaksi dengan pelanggan. Sehingga tidak mengherankan jika banyak bisnis ketika melakukan transformasi digital, mengalami perubahan yang signifikan. Perubahan itu bisa berupa menghasilkan bisnis yang baru yang sebelumnya belum pernah bisa terjadi.


Salah satu contoh yang menjadi tren transformasi digital adalah semakin populernya teknologi finansial di Indonesia. Berbagai macam layanan finansial kini bisa dilakukan sepenuhnya dengan menggunakan teknologi digital. Teknologi digital yang diterapkan seperti penggunaan tanda tangan elektronik dan identitas biometrik. Hal ini berbeda jika dibandingkan dengan beberapa dekade lalu yang pada saat itu layanan finansial masih harus dilakukan secara analog dan tatap muka.


Kapan transformasi digital perlu dilakukan?


Jawaban dari waktu yang tepat untuk melakukan transformasi digital kembali pada apa yang menjadi motif utama sebuah bisnis menggunakan teknologi digital. Motif tersebut tentu adalah tentang bagaimana memberikan layanan dan produk yang lebih baik untuk konsumen dan pelanggan.


Jika transformasi digital berfokus pada konsumen, maka penggunaan teknologi digital akan mengubah setiap budaya operasional perusahaan. Bila sebelumnya perusahaan Anda hanya menggunakan teknologi digital karena ingin mencapai efisiensi dan efektifitas kerja, kini berkat transformasi digital seluruh aspek dalam perusahaan akan menyesuaikan dengan kebutuhan konsumen yang saat ini sudah sangat dinamis dan akrab dengan teknologi digital.


Jadi, untuk melakukan transformasi digital, waktu yang tepat adalah saat ini ketika konsumen sudah begitu menuntut perusahaan untuk bisa memberikan inovasi layanan yang lebih praktis, instan, dan aman.


Apa manfaat transformasi digital untuk perusahaan?


Bila tujuan dari transformasi digital adalah untuk meningkatkan kualitas operasional bisnis dalam melayani kebutuhan konsumen. Maka transformasi digital akan mencakup setiap sendi bisnis. Perubahan harus dilakukan mulai dari kepegawaian hingga interaksi produk dan layanan pada konsumen.


Manfaat dari mengubah setiap sendi perusahaan menjadi digital adalah perusahana bisa meningkatkan kemudahan penggunaan layanan oleh konsumen. Selain itu konsumen juga akan lebih merasakan kenyamanan setiap berinteraksi dengan perusahaan. Namun yang paling penting dari transformasi digital selain memberikan layanan yang lebih baik pada konsumen adalah, perusahaan bisa mengeliminasi eror dan kesulitan yang terjadi akibat praktek operasional konvensional.


Mengeliminasi eror dan kesulitan akibat praktek operasional konvensional tidak hanya akan merugikan perusahaan tetapi juga berpotensi akan membuat konsumen merasa terganggu dan tidak nyaman. Contohnya adalah jika perusahaan Anda ternyata masih memberlakukan kebijakan onboarding untuk konsumen dengan cara tatap muka. Hal ini tentu saja akan membuat konsumen kesulitan karena harus mengatur waktu untuk hadir, berinteraksi fisik, dan mengeluarkan biaya.


Melakukan Transformasi Digital Melalui Tanda Tangan Elektronik


Telah dijelaskan bahwa transformasi digital akan memberikan manfaat yang penting bagi perusahaan. Lalu bagaimana memulai transformasi digital bagi perusahaan Anda? Anda bisa memulai transformasi digital dengan memberlakukan teknologi digital yang paling esensial seperti tanda tangan elektronik.


Tanda tangan elektronik merupakan teknologi digital esensial yang akan memberikan peningkatan kualitas operasional perusahaan. Tidak hanya untuk konsumen, pelanggan, partner atau klien, tetapi juga untuk internal perusahaan. Alasannya adalah karena tanda tangan elektronik melibatkan hal terpenting dari bisnis yakni kesepakatan dan perjanjian.


Tanda tangan adalah tentang pemberian izin atau tanda sepakat, tetapi juga tentang autentikasi, dan verifikasi. Bila dahulu, proses ini hanya bisa dilakukan secara analog atau fisik. Dengan sebuah pertemuan, dengan dokumen yang dicetak. Namun saat teknologi tanda tangan elektronik berkembang, proses tanda tangan berubah menjadi digital.


Manfaat Tanda Tangan Elektronik


Semenjak tanda tangan bisa dilakukan secara digital, dokumen tidak perlu lagi dicetak. Cukup dalam bentuk digital yang kemudian ditandatangani dengan sertifikat yang legal dan diakui. Proses untuk menyepakati sebuah dokumen kini pun tidak perlu lagi harus bertemu secara fisik. Dokumen dapat dikirim dan diterima melalui internet dalam waktu singkat.


Dokumen digital yang tidak perlu dicetak memberikan sebuah efisiensi yang signifikan pada operasional perusahaan. Tidak ada lagi biaya untuk melakukan setiap kesepakatan, baik dengan konsumen ataupun dengan partner usaha dan juga untuk internal perusahaan. Tidak ada lagi biaya perjalanan, ke sana kemari untuk meninjau dokumen, tidak ada lagi biaya revisi perubahan. Berkat tanda tangan elektronik, melakukan kesepakatan menjadi efisien.


Tidak hanya itu, dokumen digital dapat selalu diawasi pembaharuannya. Siapa saja yang mengakses dan seperti apa perubahan yang terjadi. Lalu kapan dokumen ditandatangani. Berkat dokumen digital yang dapat ditandatangani secara digital, kolaborasi antar pihak dapat dilakukan.


Data survey dari Forrester dan Adobe menyebutkan bahwa 45% responden perusahaan yang berada di Asia Pasific mendapatkan peningkatan produktifitas berkat dokumen digital. Bahkan 52% responden menjelaskan bahwa dokumen digital membuka peluang untuk kolaborasi yang efektif secara remote atau berjarak.


Riset dari Aberdeen yang dilakukan pada tahun 2020 juga menyebutkan bahwa perusahaan yang menerapkan tanda tangan elektronik secara terintegrasi akan merasa percaya diri dua kali lipat terhadap kualitas, akurasi dan penyampaian dokumen saat menyelesaikan kesepakatan bisnis.


Selain itu riset Aberdeen juga mengungkap bahwa tanda tangan elektronik dapat meningkatkan kepuasan pelanggan hingga 80% dan akan memberikan 28% kemungkinan untuk mendapatkan peningkatan pendapatan perusahan.


Proses kolaborasi pada dokumen digital bukan hanya tentang kerjasama antar pihak tetapi juga memberikan kemampuan untuk melacak status dokumen. Sehingga keamanan akses terhadap dokumen penting perusahaan menjadi dapat dimonitor.


Berkat manfaat, keamanan dan kemudahan yang diberikan oleh tanda tangan elektronik, teknologi ini dapat menjadi bagian dari transformasi digital. Bahkan dalam beberapa industri, tanda tangan elektronik membuat kelas bisnis baru menjadi lahir dan mengubah kebiasaan lama menjadi kebiasaan yang baru.


Contoh Sukses Transformasi Digital Menggunakan Tanda Tangan Elektronik


Industri apa sajakah yang telah berhasil menggunakan tanda tangan elektronik untuk transformasi digital? Berikut adalah beberapa contoh yang dapat Anda jadikan inspirasi tentang penerapan tanda tangan elektronik yang memberikan dampak, tidak hanya pada produktifitas perusahaan tetapi juga sampai pada peningkatan kepuasan konsumen dan pelanggan.


1. Perusahaan kecil dan menengah

Tanda tangan elektronik pada perusahaan kecil dan menengah memberikan kemampuan bagi perusahaan untuk bersaing dengan perusahaan yang jauh lebih besar. Tanda tangan elektronik memungkinkan perusahaan untuk gesit dan beradaptasi dengan situasi dengan cepat. Dengan menghasilkan kontrak dan kesepakatan secara cepat, perusahaan kecil dan menengah bisa bersaing dengan lebih baik.


2. Industri finansial

Pada industri finansial, tanda tangan elektronik bahkan memberikan kemampuan untuk membuka peluang pasar yang baru. Bila dahulu ada begitu banyak potensi nasabah yang tidak bisa terjangkau oleh layanan perbankan, kini dengan adanya tanda tangan elektronik, layanan bisa menjangkau lebih banyak nasabah baru. Alasannya adalah karena tanda tangan elektronik juga dapat digunakan untuk akses finansial seperti membuka rekening, mengajukan pinjaman dan kredit perumahan.


Proses pengajuan layanan finansial yang sebelumnya harus diselesaikan dalam beberapa hari, kini bisa diselesaikan lebih singkat dan bahkan dalam hitungan jam. Itu mengapa transformasi digital dengan tanda tangan elektronik pada industri finansial saat ini begitu besar dampaknya pada masyarakat dan juga bisnis.


3. Sektor pemerintahan

Tanda tangan elektronik juga dapat memberikan kemudahan bagi sektor pemerintahan untuk mengambil kebijakan dalam waktu yang singkat. Setiap keputusan dapat diambil dengan proses yang lebih efisien dan akurat dengan risiko eror yang minimal.


Selain itu dari sisi masyarakat, tanda tangan elektronik membuka peluang untuk akses pada layanan publik yang lebih berkualitas. Alasannya karena tanda tangan elektronik akan terintegrasi dengan data-data kependudukan yang dikelola oleh pemerintah.


Dari penjelasan di atas, tergambar bagaimana transformasi digital bisa menjadi kebutuhan yang perlu untuk dipertimbangkan perusahaan Anda. Transformasi digital dapat dimulai dengan tanda tangan elektronik yang akan memberikan banyak manfaat baik untuk internal perusahaan maupun dengan pihak eksternal.


Tanda tangan elektronik pun saat ini mulai mendapatkan perhatian yang lebih karena budaya berbisnis di Indonesia mulai banyak dilakukan secara berjarak dan digital. Itu sebabnya, transformasi digital melalui tanda tangan elektronik tidak hanya memberikan kemudahan bagi perusahaan tetapi juga bisa meningkatkan kepuasan konsumen.


Bila Anda memandang bahwa penerapan teknologi tanda tangan elektronik menjadi kebutuhan yang penting. Anda perlu untuk menemukan penyedia layanan tanda tangan elektronik yang tersertifikasi. Sebab hanya sertifikat tanda tangan elektronik yang tersertifikasi yang akan bisa dipertanggungjawabkan di depan hukum.


Salah satu penyedia layanan tanda tangan elektronik yang telah tersertifikasi di Indonesia adalah PT Identitas Digital Indonesia atau VIDA. VIDA telah mendapatkan lisensi dari Kementerian Informasi dan Informatika sebagai penerbit sertifikat digital untuk tanda tangan elektronik. Anda bisa menghubungi kami jika membutuhkan bantuan tentang implementasi layanan tanda tangan elektronik pada perusahaan.





Baca juga: Menjalankan Bisnis yang Lebih Efektif di Tahun 2021 Dengan Tanda Tangan Elektronik