Optimalkan Manajemen Kontrak Bisnis dengan Tanda Tangan Elektronik

Updated: Feb 17


Keamanan Data untuk Pekerja yang Bekerja dari Rumah
Tanda tangan elektronik dapat membantu perusahaan untuk menerbitkan kontrak dengan lebih efisien dan instan.

Teknologi digital merupakan kebutuhan yang kini tidak bisa dihindari oleh perusahaan yang ingin tetap bisa bertahan di tengah persaingan bisnis global. Penggunaan teknologi digital di berbagai aspek perusahaan telah menjadi standar operasional untuk menjaga daya saing. Salah satu teknologi digital tersebut adalah tanda tangan elektronik yang dapat membantu proses kontrak bisnis dengan lebih optimal.


Tanda tangan elektronik merupakan teknologi digital yang menggantikan tanda tangan konvensional yang umumnya berupa tanda tangan basah. Tanda tangan elektronik diklaim mampu untuk memberikan keamanan yang lebih tinggi, validitas yang lebih akurat dan juga kepraktisan implementasi.


Penerapan tanda tangan elektronik di Indonesia memang belum banyak dilakukan, namun tren berdasarkan survei Mckinsey menunjukkan bahwa tanda tangan elektronik mulai banyak dibutuhkan. Apalagi jika tujuannya adalah untuk kebaikan perusahaan.


Tujuan dari sebuah manajemen kontrak bisnis adalah untuk meningkatkan produktivitas perusahaan. Baik itu pengembangan skala bisnis maupun pengembangan keuntungan perusahaan secara finansial. Itu mengapa proses kontrak bisnis tidak boleh menjadi penghambat performa perusahaan.


Survei yang dilakukan oleh salah satu penyedia jasa tanda tangan elektronik mengungkap bahwa kebanyakan perusahaan sering mendapatkan masalah dengan sistem manajemen kontrak bisnis yang konvensional. Disebutkan bahwa ternyata pertumbuhan perusahaan bisa mengalami negatif akibat sistem kontrak dan kesepakatan yang lamban. Sehingga menghambat gerak perusahaan.


Hambatan seperti ini seharusnya memicu perusahaan untuk melakukan manajemen kontrak bisnis yang lebih lebih baik, dimulai dari tanda tangan elektronik. Dalam survei yang sama, dijelaskan bahwa kontrak bisnis setidaknya perlu tiga kali untuk akhirnya bisa diterima dan ditandatangani. Bayangkan jika kontrak tersebut harus dilakukan secara analog yakni pertemuan tatap muka dan tanda tangan basah. Maka akan begitu banyak waktu yang terbuang hanya untuk membuat sebuah kesepakatan.


Berdasarkan data yang ada 33% pegawai mengatakan bahwa untuk sebuah kontrak dibutuhkan 30 jam lebih untuk negosiasi. Proses negosiasi ini sudah termasuk dengan modifikasi kontrak yang harus bolak-balik dilakukan di kedua pihak termasuk dengan para pemegang saham.


Dari masalah inilah tanda tangan elektronik muncul memberikan solusi. Tanda tangan elektronik memiliki beberapa fitur yang bisa menjadi jawaban terhadap kebutuhan kecepatan proses kesepakatan. Apa saja fitur tersebut?


1. Mengatur kontrak secara otomatis


Membuat dokumen secara konvensional yakni dicetak dan kemudian ditandatangani bisa menguras waktu dan tenaga. Itu mengapa teknologi digital harus mampu untuk menjadi solusi kebutuhan untuk mengatur kontrak secara otomatis. Sehingga setiap proses menyusun kesepakatan dapat dipercepat dan mudah untuk disalin. Apalagi jika Anda menggunakan penyedia layanan tanda tangan elektronik yang telah menyiapkan aplikasi yang mampu menyiapkan draf kontrak dengan cepat dan akurat.


Tanda tangan elektronik dapat membantu perusahaan untuk menerbitkan kontrak dengan lebih efisien dan instan. Selain itu proses negosiasi juga bisa terjadi lebih cepat karena dokumen dapat ditunjukkan dengan lebih mudah karena berupa dokumen digital.


2. Proses review yang tercatat dan terpusat


Apa yang terjadi jika sebuah dokumen kesepakatan masih harus dinegosiasikan namun pihak yang bertanggung jawab berpindah orang? Bisa jadi proses negosiasi harus kembali diulang jika catatan tentang apa yang harus diubah dan diperbaiki tidak tercatat dengan baik.


Dokumen digital yang menggunakan tanda tangan elektronik akan mampu melakukan sentralisasi catatan tinjauan (review) dokumen. Dengan proses seperti ini, perbaikan dokumen kesepakatan bisa dilakukan oleh siapapun dan tidak ada risiko untuk kesalahan interpretasi dan kesalahan perbaikan.


Selain itu, dokumen dengan tanda tangan elektronik juga dapat mendeteksi setiap terjadi perubahan. Karena akses dan perubahan yang terjadi pada dokumen akan terus dicatat oleh sistem. Sehingga pihak yang berwenang akan dapat melakukan pengawasan serta membuat proses perubahan dokumen menjadi lebih akuntabel.


Dua fitur di atas telah menggambarkan bagaimana perbaikan manajemen kontrak bisnis bisa dimulai dari tanda tangan elektronik akan memberikan keuntungan yang signifikan bagi perusahaan. Bukan hanya tentang efisiensi kertas atau penghematan biaya tetapi juga tentang kemudahan dan kecepatan untuk melakukan langkah dalam bisnis.


Sebab kerap kali proses negosiasi kesepakatan dengan dokumen yang perlu ditandatangani menjadi hambatan perusahaan untuk bergerak. Padahal, setiap waktu yang terbuang adalah sebuah kerugian yang harus ditanggung oleh perusahaan.


Hal ini sesuai dengan survei yang juga dilakukan oleh penyedia jasa tanda tangan elektronik bahwa mayoritas penyebab utama perusahaan mengalami perlambatan saat melangkah adalah proses standar yang terpencar-pencar dan juga membutuhkan banyak sekali tahap untuk melakukan finalisasi sebuah kesepakatan.


Jadi bila Anda menyadari bahwa manajemen kontrak pada perusahaan adalah penting, Anda perlu memulainya dengan tanda tangan elektronik. Karena tanda tangan elektronik akan menentukan kesepakatan-kesepakatan bisnis penting yang akan terjadi pada perusahaan. Percepat langkah bisnis Anda dengan menggunakan tanda tangan elektronik mulai sekarang.





Baca juga: Menjalankan Bisnis yang Lebih Efektif di Tahun 2021 Dengan Tanda Tangan Elektronik