Pentingnya Perusahaan Startup Menggunakan Tanda Tangan Elektronik


Aktivitas startup, terutama yang usianya masih relatif muda, biasanya harus menangani lebih banyak hal jika dibandingkan dengan bisnis yang sudah lebih mapan. Anda tidak cukup menginvestasikan uang, tetapi waktu dan tenaga pun harus lebih banyak dikerahkan. Memang, tidak dipungkiri bahwa investasi ketiganya menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari membangun startup. Namun, dengan solusi yang tepat, Anda bisa menghemat uang, waktu, dan tenaga tersebut tanpa harus mengorbankan kualitas hasil.


Tanda tangan elektronik bisa menjadi salah satu solusi yang dibutuhkan para pelaku bisnis startup dalam mempermudah aktifitas perusahaan. Mengacu pada Pasal 1 Angka 12 Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2016 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, tanda tangan elektronik merupakan tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi, atau terkait dengan informasi elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi atau autentikasi.


Di Indonesia, tanda tangan elektronik telah memiliki kekuatan keabsahan yang sama dengan tanda tangan basah di mata hukum sehingga penggunaan tanda tangan elektronik bisa dilakukan untuk berbagai keperluan. Seperti untuk membantu aktivitas startup agar lebih efisien. Lalu, bagaimana tanda tangan elektronik bisa memberikan manfaat kepada bisnis atau perusahaan startup? Simak terus ulasan berikut ini.


Cara kerja tanda tangan elektronik


Sebelum membahas tentang pentingnya penggunaan tanda tangan elektronik pada perusahaan startup, Anda perlu untuk memahami cara kerja tanda tangan elektronik terlebih dulu agar tahu mengapa teknologi satu ini penting untuk perusahaan.


Tanda tangan elektronik merupakan teknologi yang memuat sistem kriptografi asimetris (asymmetric cryptography) yang dirancang dengan infrastruktur kunci publik (public key infrastructure atau PKI). Di dalam PKI terdapat kunci private (private key) dan kunci publik (public key). Kunci privat yang dirancang secara unik untuk tiap individu pengguna tanda tangan elektronik. Sistem ini mempunyai pasangan kunci yang akan terhubung secara matematis untuk memastikan apakah tanda tangan elektronik valid atau tidak.


Kunci publik tersebut ditempelkan pada sertifikat elektronik, bersama dengan dokumen elektronik yang telah terenkripsi oleh kunci privat. Kunci privat ini hanya bisa diketahui oleh penanda tangan. Sementara itu, dengan memuat informasi publik, kunci publik bekerja memvalidasi tanda tangan elektronik seseorang.


Dengan kata lain, pihak penerima bisa memvalidasi tanda tangan elektronik penanda tangan menggunakan kunci publik yang memang menempel pada sertifikat elektronik. Berkat teknologi kunci privat dan publik disusun secara unik, maka tidak mungkin tanda tangan elektronik yang satu dan yang lainnya akan sama. Itu artinya, tanda tangan elektronik adalah teknologi yang akan menjamin validitas data bagi startup.


Manfaat menggunakan tanda tangan elektronik untuk startup


Kini Anda telah mengetahui cara kerja tanda tangan elektronik, yang ternyata memuat kunci privat dan kunci publik untuk membantu pengguna dalam memvalidasi sebuah tanda tangan. Lalu, dengan cara kerja seperti itu, apa saja manfaat yang diberikan tanda tangan elektronik kepada perusahaan startup? Simak penjelasannya di bawah ini.


1. Memberikan proses yang simpel, praktis, dan intuitif


Teknologi diciptakan untuk membantu mempermudah kegiatan manusia, begitu pula dengan kehadiran tanda tangan elektronik. Hapus anggapan bahwa teknologi tanda tangan elektronik rumit untuk digunakan. Sebaliknya tanda tangan elektronik justru relatif mudah digunakan bagi startup.


Startup identik dengan kecepatan dan kelincahan. Itu sebabnya tanda tangan elektronik memungkinkan startup untuk melahirkan kebijakan, persetujuan ataupun kesepakatan dengan waktu singkat.


Terlebih, layanan penyedia tanda tangan elektronik seperti VIDA Sign kini menyediakan alur implementasi tanda tangan yang intuitif. Anda pun bisa dengan cepat membubuhkan tanda tangan pada format dokumen digital apa pun. Hal ini mempermudah proses formalisasi keputusan yang dibutuhkan startup dalam melahirkan kebijakan perusahaan.


2. Meningkatkan keamanan bisnis


Keamanan data pada perusahaan startup, baik berskala besar atau kecil, adalah sebuah kewajiban. Salah satu cara yang dapat ditempuh untuk mewujudkan hal tersebut adalah dengan menggunakan tanda tangan elektronik.


Penerapan tanda tangan elektronik sebenarnya sudah sesuai dengan karakter startup yang dekat dengan teknologi digital. Startup semakin jarang menggunakan kertas fisik dan lebih banyak menggunakan dokumen digital untuk berbagai keperluan.


Lantas, di mana sisi keamanannya?


Perlu Anda ketahui, tanda tangan elektronik tidak hanya tentang mencantumkan tanda tangan Anda pada dokumen digital, tapi juga tentang memonitor dokumen. Anda bisa melacak siapa yang menandatangani dokumen hingga kapan dan dimana dokumen tersebut ditandatangani.


Selain itu, ketika Anda menandatangani dokumen digital, tanda tangan tersebut menyimpan kode unik yang dapat Anda cocokkan dengan kode asli setelah membagikan dokumen tersebut ke orang lain. Artinya, Anda juga bisa mengetahui jika seandainya ada orang yang mencoba ikut mengakses dokumen tersebut atau telah melakukan perubahan.


Fitur-fitur yang menjamin keamanan dokumen seperti di atas memberikan potensi pada tanda tangan elektronik untuk meningkatkan keamanan bisnis startup agar terhindar dari risiko-risiko yang dapat mengancam keberlangsungan usaha.


Keamanan juga berkaitan dengan data konsumen. Sebagai sebuah startup, ada masanya Anda akan banyak menyimpan data-data konsumen. Data ini akan rawan untuk terakses pihak yang tidak berkepentingan bila tidak terlindungi oleh manajemen akses yang baik dengan memanfaatkan tanda tangan elektronik.


3. Lebih hemat waktu


Karena penggunaannya yang begitu mudah dan praktis, tanda tangan elektronik pun mampu membantu startup untuk menghemat waktu. Coba bandingkan jika Anda harus memproses dokumen secara fisik, Anda harus mencetak dokumen yang dibutuhkan, menandatanganinya, lalu baru mengirimkannya ke pihak lain, kemudian menunggu lagi untuk mendapatkan tanda tangan. Tentu membutuhkan banyak waktu, bukan?


Namun, dengan tanda tangan elektronik, proses tersebut bisa dipangkas hingga selesai dalam beberapa menit saja. Anda dan tim dapat memanfaatkan waktu lebih untuk melakukan hal-hal lain yang sifatnya lebih produktif bagi startup. Semakin tinggi tingkat produktivitas, tentunya akan berdampak baik terhadap pertumbuhan perusahaan startup.


Waktu merupakan aset berharga bagi startup karena perusahaan rintisan bergantung pada momentum. Tanpa momentum perusahaan akan kehilangan momen penting untuk tumbuh dan melejit. Sehingga kecepatan eksekusi dan juga validasi produk menjadi sangat berharga bagi startup. Jangan sampai karena proses tanda tangan, startup Anda terhambat dan gagal tumbuh.


4. Membantu menghemat biaya


Sebagai pelaku bisnis startup, kemungkinan Anda paham betul betapa sulitnya menghemat biaya pengeluaran. Beruntung, penggunaan tanda tangan elektronik dapat sedikit menjawab tantangan tersebut. Bila Anda menggunakan tanda tangan elektronik artinya Anda tak perlu lagi mencetak dokumen, scan, dan seterusnya.


Signaturit menghitung bahwa dengan menggunakan tanda tangan elektronik, startup bisa menghemat biaya untuk setiap proses tanda tangan dokumen sebesar 78%. Penghematan ini berdasarkan pada empat komponen biaya proses tanda tangan yakni biaya material cetak dokumen, biaya administrasi, dan biaya ongkos kirim dokumen.


Anda bisa menghitung berapa biaya yang dibutuhkan untuk setiap proses mencetak dokumen. Mulai dari mesin cetak, kemudian tinta, biaya listrik, dan juga biaya perawatan mesin cetak.


Lalu ada pula biaya administrasi seperti tugas untuk pemberkasan, pengelolaan dan pengarsipan. Anda mungkin mengalokasikan karyawan tersendiri untuk hal ini yang artinya Anda membagi perhatian dan waktu dari karyawan tersebut. Proses ini juga membutuhkan biaya.


Terakhir, dari segi ongkos kirim dokumen. Setiap Anda melakukan proses persetujuan, Anda harus memikirkan biaya pengiriman dokumen lewat ekspedisi. Jarak lokasi memengaruhi biaya. Semakin sering Anda mengirimkan dokumen, semakin tinggi pula biaya yang dibutuhkan.


Penghematan biaya sebesar 78% membuka peluang bagi startup Anda untuk mengalokasikan biaya ke pos pengeluaran bisnis lain yang sifatnya lebih krusial untuk pertumbuhan perusahaan. Seperti misalnya untuk kebutuhan pengembangan produk ataupun untuk langkah pemasaran produk.


5. Mempersingkat proses kerja di divisi HR


Bagi yang bekerja di divisi HR (Human Resource) sebuah perusahaan startup, Anda akan banyak berhadapan dengan berbagai dokumen yang harus ditandatangani dan dikelola. Mulai dari dokumen aplikasi kandidat karyawan, slip gaji, kontrak kerja, peraturan perusahaan, dan kebijakan-kebijakan perusahaan lain terkait sumber daya perusahaan. Setiap dokumen tersebut harus mendapat tanda tangan pihak HR dan manajemen eksekutif perusahaan.


Jika terus dikerjakan secara manual, waktu dan energi HR akan terkuras mengingat dokumen yang begitu beragam. Oleh karena itu sebaiknya startup mulai berinvestasi pada tanda tangan elektronik untuk mempersingkat dan mempermudah proses kerja divisi HR.


Dengan penerapan yang baik, tanda tangan elektronik juga dapat membantu proses perekrutan karyawan. Misalnya, HR dapat mengirimkan dokumen kontrak kerja secara digital yang telah ditandatangani secara elektronik kepada calon karyawan. Bila kontrak kerja dikirim secara online, Anda tak perlu lagi mengirimkan dokumen secara fisik. Anda cukup mengirimkan dokumen ke alamat email, dokumen kontrak digital bisa lebih cepat diterima. Alhasil, Anda akan mengetahui keputusan calon karyawan secara lebih cepat pula, sehingga dapat menyusun langkah selanjutnya dengan lebih praktis.


6. Berbagi dokumen dengan klien jadi lebih mudah


Pada keperluan tertentu, Anda diharuskan untuk mengirimkan atau berbagi dokumen kepada klien. Mengirim dokumen bertanda tangan fisik secara manual melalui ekspedisi memang masih bisa dan sah-sah saja dilakukan. Namun, apakah hal tersebut tidak memakan terlalu banyak waktu? Bagaimana jika ternyata dokumen tersebut berisi informasi sensitif yang harus segera ditanggapi? Tentu Anda perlu membutuhkan keputusan yang cepat, bukan?


Berdasarkan pertimbangan ini, tanda tangan elektronik dapat membantu perusahaan startup Anda. Setelah membubuhkan tanda tangan elektronik pada dokumen digital, Anda bahkan tidak perlu mengirimkannya melalui email kepada klien untuk meminta tanda tangan. Cukup undang mereka ke akun penyimpanan awan (cloud storage) yang dikelola bersama, lalu bagikan dokumen secara langsung di sana.


Praktek seperti ini akan menjamin keamanan dokumen dan kecepatan respon dari klien Anda. Selain itu dokumen juga bisa tersimpan dengan lebih baik dibandingkan jika harus mengirimnya melalui email yang kerap kali sudah tertumpuk pesan-pesan lainnya.


Nah, sekarang Anda sudah yakin bahwa tanda tangan elektronik memang penting untuk perusahaan startup, bukan? Ini adalah saat bagi Anda untuk mulai mempertimbangkan penerapan tanda tangan elektronik pada bisnis Anda.


Namun untuk menggunakan tanda tangan elektronik Anda perlu memilih penyedia layanan tanda tangan elektronik yang memiliki reputasi baik. Pastikan penyedia layanan tanda tangan elektronik yang Anda pilih telah terdaftar di Kementerian Komunikasi dan Informatika dan memiliki standar keamanan yang terjamin secara internasional.






Baca juga: Prospek dan Masa Depan Tanda Tangan Elektronik di Indonesia