Tiga Manfaat Menggunakan Tanda Tangan Elektronik untuk Bisnis


Keamanan Data untuk Pekerja yang Bekerja dari Rumah
Tanda tangan elektronik merupakan jawaban atas masalah yang dihadapi oleh tanda tangan konvesional.

Inovasi merupakan tuntutan yang ingin terus dicapai oleh bisnis. Seringkali inovasi ini berkaitan dengan teknologi karena teknologi kerap berkembang begitu cepat dan memberikan banyak solusi baru. Salah satu inovasi tersebut adalah tanda tangan elektronik. Sebuah metode tanda tangan yang tidak lagi mengandalkan tanda tangan fisik melainkan dengan dokumen digital.


Tanda tangan elektronik memang terbilang teknologi yang baru berkembang. Meski dokumen digital telah dikenal sejak akhir tahun 90an, penerapan tanda tangan elektronik baru dimulai pada awal tahun 2000an. Hal ini membuat pengembangan tanda tangan elektronik terbilang masih cukup belia.


Meski terbilang baru, tanda tangan elektronik saat ini sudah banyak digunakan untuk berbagai keperluan. Penggunaan tanda tangan elektronik tidak terbatas pada jenis industri, mulai dari bisnis perbankan, pemerintahan hingga bisnis kecil dan menengah.


Tidak ada satupun badan di era modern ini yang tidak membutuhkan tanda tangan elektronik. Hal ini membuat adopsi teknologi tanda tangan elektronik berkembang pesat. Terutama di masa pandemi virus corona yang membuat banyak pekerjaan harus dikerjakan secara berjarak dari rumah.


Banyak pihak mulai menerima tanda tangan elektronik, tapi bukan berarti tanda tangan elektronik tetap dipertanyakan manfaatnya. Apa keunggulannya bila dibandingkan dengan tanda tangan basah yang biasa digunakan?


Tanda tangan basah merupakan tanda tangan yang telah ada sejak berabad-abad lamanya. Metode ini dilakukan di banyak negara dengan tujuan yang kurang lebih sama: menyetujui sebuah kesepakatan. Tidak ada yang meragukan metode ini, sampai akhirnya teknologi digital dan internet lahir di akhir abad 20.


Akibat teknologi digital dan internet, gaya hidup berubah. Cara berbisnis juga berubah. Wajah peradaban berubah, membuat interaksi antar manusia bisa dilakukan secara virtual dan berjarak.


Tanda tangan basah kemudian mulai dianggap tidak efisien. Tidak memudahkan dan membutuhkan biaya lebih. Terbukti, survey yang dilakukan Forrester untuk Adobe mengungkap bahwa 98% perusahaan mengalami masalah saat menyiapkan, menandatangan dan juga mengatur arsip dokumen kesepakatan. Hal ini terjadi karena perusahaan-perusahaan tersebut masih mengandalkan dokumen fisik untuk membuat perjanjian.


Para inovator teknologi kemudian mengembangkan metode tanda tangan berbasis elektronik yang bisa memberi solusi pada masalah yang dihadapi tanda tangan konvensional. Tanda tangan elektronik dinilai memiliki banyak manfaat tidak hanya untuk bisnis tetapi juga untuk masyarakat secara umum.


Manfaat tanda tangan elektronik untuk bisnis


Apa saja manfaat tanda tangan elektronik? Berikut adalah manfaat dari penerapan tanda tangan elektronik pada bisnis berdasarkan Studi The Total Economic Impact Of AdobeSign oleh Forrester di tahun 2019.


1. Tanda tangan elektronik memberi pengalaman konsumen yang lebih baik


Ketika perusahaan menggunakan metode tanda tangan yang lebih modern, perusahaan akan terlihat lebih profesional. Saat perusahaan juga tidak lagi menggunakan kertas dan tinta, reputasi perusahaan juga akan meningkat. Tidak hanya itu, tanda tangan elektronik memudahkan konsumen untuk mendapatkan layanan lebih cepat tanpa harus menunggu dokumen selesai diproses.


2. Tanda tangan elektronik mengurangi biaya


Kebutuhan untuk menyiapkan, mencetak, mengirimkan, memindai, dan melacak dokumen secara manual membutuhkan biaya yang tinggi. Selain itu dokumen kertas cenderung lebih mudah hilang, sehingga menghambat perusahaan untuk melakukan peninjauan kembali ataupun melakukan pembaruan pada kesepakatan.


Tidak hanya itu, dokumen fisik juga membuat karyawan harus melakukan entri data kembali pada sistem. Mulai dari memindainya, lalu menyimpan dokumennya secara digital. Sementara dokumen fisiknya membutuhkan lemari penyimpanan khusus. Hal ini tentu juga membutuhkan biaya. Padahal jika perusahaan menggunakan tanda tangan elektronik, perusahaan bisa menghemat begitu banyak biaya karena menggunakan dokumen digital untuk sebuah kesepakatan bisnis.


Pengeluaran biaya tambahan juga terjadi bila pihak yang bersepakat harus melakukan pertemuan untuk melakukan tanda tangan. Sedangkan menggunakan tanda tangan elektronik, dokumen digital bisa dengan segera ditandatangani tanpa harus bertatap muka.


3. Tanda tangan elektronik mempercepat kesepakatan dan meningkatkan pendapatan


Selain itu, dokumen fisik juga rawan terhadap kesalahan prosedur seperti salah ketik. Hal ini akan memperlambat sebuah proses kesepakatan. Sedangkan konsumen hanya akan melakukan transaksi jika kesepakatan telah disetujui. Itu artinya, potensi pendapatan menjadi tertunda akibat dokumen yang tidak kunjung selesai. Padahal dengan tanda tangan elektronik, bisnis bisa dengan segera melakukan kesepakatan tanpa harus mencetak dan mengirimkan dokumen.


Dengan dokumen digital, perusahaan juga bisa memperbarui dokumen jika suatu ketika terjadi perubahan kebijakan, kesepakatan ataupun hal lain yang membutuhkan pembaruan. Pembaruan akan begitu sulit terlaksana jika dokumen berupa berkas fisik yang harus mengulang kembali proses kesepakatan dari awal.


Tiga manfaat di atas adalah manfaat dari tanda tangan elektronik yang tidak banyak disadari oleh pelaku bisnis. Bila menyadari bahwa tanda tangan basah bisa membuat bisnis Anda mendapat banyak kerugian, Anda perlu segera untuk mempertimbangkan menggunakan tanda tangan elektronik.


Di Indonesia tanda tangan elektronik telah diakui oleh hukum dan telah memiliki undang-undang yang mengatur penerapannya dalam konteks legal. Jadi, bila Anda ingin menggunakan tanda tangan elektronik, ini adalah saatnya untuk melakukan bisnis dengan lebih baik.





Baca juga: Membandingkan Keunggulan Tanda Tangan Elektronik Dengan Tanda Tangan Basah