Tips Memilih Penyedia Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi yang Baik

Updated: Feb 8


VIDA memperoleh sertifikasi dari organisasi terpercaya baik dalam maupun luar negeri

Sebuah tanda tangan dalam dokumen dapat dikatakan sah apabila menggunakan tinta basah dan bila perlu melampirkan stempel tertentu. Akan tetapi, seiring perkembangan zaman dan teknologi, tanda tangan dalam dokumen pun kini dialihkan menggunakan tanda tangan elektronik.


Tanda tangan tersertifikasi terbagi menjadi dua jenis. Yakni tanda tangan elektronik yang tidak tersertifikasi dan yang tersertifikasi. Masing-masing terdapat penyedia layanan yang mulai banyak di Indonesia karena kebutuhan tanda tangan elektronik semakin meningkat. Lalu bagaimana memilih penyedia jasa tanda tangan elektronik yang baik? Berikut adalah ulasannya.


Kenali Aturan Mengenai Penggunaan Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi

Hal pertama yang perlu Anda ketahui sebelum memilih penyedia tanda tangan elektronik adalah peraturan tentang penyelenggaraan tanda tangan elektronik tersertifikasi.


Sebagai negara hukum, Indonesia memiliki aturan tersendiri mengenai tanda tangan elektronik. Terutama untuk penggunaan tanda tangan digital tersertifikasi. Setidaknya ada dua peraturan hukum dalam pelaksanaan tersebut yakni Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem Elektronik dan Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.


  • Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem Elektronik

Dalam peraturan ini diatur mengenai keabsahan tanda tangan elektronik. Kekuatan legalitas dan keabsahan tanda tangan elektronik, menurut undang-undang tersebut dapat dibuktikan dengan adanya sertifikasi yang melekat pada tanda tangan elektronik tersebut. Jika sudah memilikinya, maka tanda tangan elektroink tersebut memiliki tingkat keabsahan yang tertinggi.


  • Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik

Undang-undang ini juga mengatur tentang tanda tangan elektronik di Indonesia. Dalam Pasal 5 hingga Pasal 12 dijelaskan mengenai sistem pembuktian tanda tangan elektronik yang tersertifikasi. Selain itu juga menjelaskan mengenai manfaat dan tujuan dari penggunaan tanda tangan elektronik tersertifikasi di wilayah hukum yang berlaku di Indonesia.


Ketahui Pentingnya Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi

Ketika sudah mengetahui peraturan pemerintah yang tidak hanya mengatur penyelenggara tanda tangan elektronik tersertifikasi lantas akan timbul pertanyaan, mengapa perlu menggunakan tanda tangan yang tersertifikasi? Apakah harus tersertifikasi? Mengetahui alasan adalah hal yang penting dilakukan agar keputusan Anda menggunakan tanda tangan elektronik tersertifikasiadalah keputusan yang tepat.


  • Tanda tangan elektronik tersertifikasi lebih aman

Manfaat pertama adalah dokumen dengan tanda tangan tersertifikasi lebih aman dibandingkan dengan dokumen dengan tanda tangan tidak bersertifikat karena tanda tangan tersertifikasi telah secara resmi diakui oleh otoritas negara. Sehingga risiko tanda tangan dianggap tidak sah menjadi minimal. Selain itu risiko pemalsuan tanda tangan juga menjadi lebih minim terjadi akibat tanda tangan elektronik lebih sulit untuk dipalsukan. Itu sebabnya tanda tangan elektronik tersertifikasi lebih aman dibandingkan dengan tanda tangan elektronik tanpa sertifikat.


  • Perusahaan Anda dipandang lebih kredibel

Berbicara nama baik perusahaan, setiap unit bisnis selalu ingin dikenang baik dan memiliki citra yang mampu dikenang orang karena reputasi positif. Hal ini dapat terlihat dari bagaimana keseriusan Anda dalam melindungi data-data penting milik perusahaan ketika melakukan kesepakatan dengan pihak lain.

Apabila Anda menggunakan tanda tangan elektronik tersertifikasi itu artinya perusahaan dapat melindungi data-data digital dengan baik. Sehingga, perusahaan lain atau mitra bisnis menjadi semakin percaya dan melihat perusahaan Anda sebagai perusahaan yang kredibel. Karena dapat menyelesaikan persoalan administrasi tanpa hambatan tanpa mengabaikan aspek legalitas dan keamanan informasi. Dengan menggunakan penyedia layanan tanda tangan elektronik yang tersertifikasi perusahaan Anda akan memiliki nilai yang berbeda dengan kompetitor.


  • Keabsahan dan Legalitas lebih terjamin

Lalu, manfaat terakhir mengapa perlu menggunakan tanda tangan elektronik tersertifikasi ialah berkaitan dengan keabsahan dan legalitas sebuah dokumen yang ditandatangani. Tanda tangan elektronik memang memiliki keabsahan ketika ditandatangani oleh pihak-pihak terkait dan melalui prosedur yang sudah diatur dalam perundang-undangan maupun mekanisme dari penyedia layanan tanda tangan elektronik.

Ketika Anda menggunakan tanda tangan elektronik yang telah tersertifikasi, maka Anda tidak perlu khawatir tentang legalitas maupun keabsahannya. Ini sangat berbeda ketika Anda menggunakan tanda tangan elektronik yang tidak tersertifikasi. Masalah seperti minimnya pengakuan dari lembaga otoritas bisa membuat kolega Anda merasa ragu atas keabsahan dan legalitas dokumen yang sudah ditandatangani sebelumnya.


Tips Memilih Penyedia Tanda Tangan Elektronik

Memilih penyedia tanda tangan elektronik tersertifikasi sepintas terlihat mudah. Namun, karena penyedia layanan tanda tangan elektronik begitu beragam maka ada beberapa hal yang wajib untuk Anda perhatikan.


Dengan memperhatikan beberapa hal penting, Anda bisa mengambil keputusan dengan tepat sesuai kebutuhan perusahaan atau kepentingan Anda. Karena jika Anda memilih tanda tangan elektronik namun tidak sesuai dengan kebutuhan, Anda harus mengeluarkan biaya yang lebih banyak karena fitur yang tersedia ataupun layanan yang disediakan tidak bisa dimanfaatkan dengan maksimal. Setidaknya, berikut hal-hal yang bisa menjadi pertimbangan Anda dalam memilih tanda tangan elektronik tersertifikasi.


  • Mampu Menyediakan Jumlah Tanda Tangan yang Cukup

Persyaratan dan tips memilih tanda tangan elektronik tersertifikasi pertama adalah dapat menyediakan banyak tanda tangan. Beberapa penyedia layanan tanda tangan elektronik hanya mengizinkan satu bentuk tanda tangan saja dan tidak memberikan kesempatan untuk menambahkan tanda tangan lainnya. Padahal dalam sebuah bisnis maupun pengelolaan dokumen perusahaan, terkadang dibutuhkan tanda tangan lebih dari satu orang. Itu sebabnya Anda harus memikirkan apakah layanan jasa tanda tangan elektronik yang dipilih memiliki fitur tersebut.


Jika penyedia layanan tanda tangan elektronik mampu menyediakan lebih dari satu tanda tangan, maka Anda bisa pilih perusahaan tersebut. Tentu saja Anda harus bisa menyesuaikannya dengan kebutuhan perusahaan karena dengan jumlah tanda tangan elektronik yang semakin banyak, biaya akan semakin meningkat.


Meski penyedia tanda tangan elektronik dapat memberikan proses penandatanganan dokumen dengan lebih praktis dan efisien. Namun Anda harus ingat, jangan sampai keterbatasan jumlah tanda tangan membuat beberapa pihak dapat menggunakan tanda tangan yang sama untuk berbagai keperluan karena hal ini bisa menimbulkan pemalsuan dan penyalahgunaan.


  • Memiliki Dukungan Aplikasi yang Baik

Tidak hanya mampu mencakup tanda tangan elektronik dalam jumlah yang banyak. Hal lain yang juga harus diperhatikan ialah, pastikan tanda tangan elektronik yang Anda gunakan telah didukung oleh aplikasi lain. Dukungan aplikasi adalah penting karena tanda tangan elektronik Anda akan dibaca oleh pihak lain yang harus juga bisa mengetahui bahwa tanda tangan elektronik Anda adalah sah dan resmi.


Aplikasi pengolah dokumen seperti Microsoft Word maupun Adobe Acrobat adalah aplikasi yang paling umum digunakan. Atau lebih baik lagi jika tanda tangan elektronik Anda juga didukung dengan aplikasi lain sesuai dengan aktifitas perusahaan. Dengan begitu, tanda tangan elektronik dapat digunakan untuk berbagai macam keperluan dan dokumen. Mulai dari tanda tangan untuk kontrak, pembayaran, dan lain sebagainya. Di mana hal tersebut tergantung pada kebutuhan individu maupun perusahaan.


  • Pendaftaran yang mudah

Berikutnya adalah pendaftaran yang mudah. Tanda tangan elektronik memungkinkan segalanya menjadi mudah. Namun, hal yang perlu diingat di sini adalah ketika memilih tanda tangan elektronik pastikan alur pendaftarannya tidaklah sulit dan memakan waktu yang cukup lama akibat proses administrasi dan verifikasi yang berbelit.


  • Mudah Digunakan

Sebuah kewajaran saat Anda memutuskan untuk memilih produk atau sesuatu yang berbasis digital karena aspek kemudahan. Hal ini pun berlaku saat memilih penyedia layanan tanda tangan elektronik. Dengan kata lain Anda harus memilih tanda tangan elektronik tersertifikasi yang mudah digunakan.

Kenapa harus mudah digunakan? Karena tanda tangan elektronik harus bisa diimplementasikan sewaktu-waktu. Misalnya Anda bisa gunakan tanda tangan elektronik saat tidak berada di kantor atau di depan laptop. Hanya dengan menggunakan ponsel Anda bisa melakukan tanda tangan. Itu artinya tanda tangan elektronik hanya perlu waktu yang singkat untuk digunakan. Hal ini akan sangat memudahkan.

Selain itu, pada saat mempelajari fitur-fitur layanan Anda tidak terlalu disibukkan dengan hal-hal mendasar. Contohnya adalah dapat dengan mudah melihat pedoman panduan yang telah diberikan. Panduan pun harus berisi bahasa-bahasa yang mudah dimengerti khususnya bagi masyarakat awam ketika menggunakan tanda tangan elektronik.


  • Memiliki Fitur yang Sesuai Kebutuhan

Tips memilih tanda tangan elektronik tersertifikasi berikutnya adalah pastikan memiliki fitur yang lengkap sesuai kebutuhan Anda. Fitur yang lengkap tidak hanya berdasarkan pada standar prosedurnya saja tetapi juga memenuhi beberapa kriteria fitur mendasar seperti:

  1. Otentikasi: Tanda tangan haruslah memiliki proses otentikasi resmi agar penggunaan tanda tangan tidak bisa disalahgunakan.

  2. Memiliki integritas tinggi: artinya kendala dan gangguan apapun yang menyangkut tanda tangan elektronik tersebut dapat segera terdeteksi agar tidak mengganggu proses lainnya yang dapat merugikan.

  3. Menjamin privasi data pemilik: tanda tangan elektronik tidak bisa diakses oleh pihak-pihak yang tidak memiliki izin tertentu.

  4. Enforceability: kemampuan tanda tangan tersebut bisa diverifikasi oleh semua pihak yang berkepentingan.

  5. Non-refutabilty: bebas dari penyangkalan dengan tindakan-tindakan tertentu.

Kelima fitur di atas merupakan fitur dasar yang harus ada ketika memilih tanda tangan elektronik tersertifikasi. Namun, sebagai tambahan biasanya fitur-fitur yang ditawarkan pun sedikit mengalami perbedaan. Hal itu tergantung pada kebutuhan Anda atau perusahaan. Misalnya untuk keperluan perusahaan keuangan atau perbankan, maupun kesehatan yang memang membutuhkan fitur tertentu yang tidak dimiliki perusahaan lain.


  • Perhatikan Biaya

Tanda tangan elektronik merupakan sebuah fasilitas lebih yang tidak setiap perusahaan mampu untuk menggunakan karena biayanya relatif tidak murah. Itu sebabnya saat Anda memutuskan untuk ingin menggunakan tanda tangan elektronik tersertifikasi Anda perlu untuk memperhatikan biaya yang harus dikeluarkan.


Anda bisa mulai dengan menghitung berapa biaya yang dikeluarkan saat tanda tangan konvensional dilakukan. Seperti kebutuhan kertas, keamanan dokumen, waktu yang dibutuhkan ataupun risiko pemalsuan yang terjadi. Anda bisa perkirakan apakah semua hal tersebut pantas untuk diubah dengan sistem tanda tangan elektronik.


Hal yang perlu Anda ingat adalah untuk bisa menggunakan tanda tangan elektronik, perusahaan juga membutuhkan sistem baru berbasis teknologi digital. Mulai dari penyediaan alat, dukungan pengembangan IT perusahaan hingga biaya pendaftaran untuk tanda tangan elektronik, sertifikat, dan biaya administrasi lainnya. Ada baiknya bila perusahaan memilih penyedia layanan yang menyediakan paket tanda tangan elektronik secara lengkap dengan biaya yang terjangkau.


Jika Anda menggunakan layanan tanda tangan elektronik yang lebih lengkap, Anda tidak perlu lagi repot untuk menyediakan perangkat pendukung lain karena perusahaan hanya perlu untuk merawat sistem dan mengawasi penggunaan. Dengan begitu Anda bisa lebih fokus menggunakan daripada mencari-cari kembali fitur layanan tanda tangan elektronik lain untuk melengkapi kekurangan.


  • Jangan Lupa Perhatikan Testimoni

Tips terakhir ketika Anda memilih penyedia tanda tangan elektronik tersertifikasi adalah dengan memperhatikan testimoni para pengguna. Dengan memperhatikan testimoni pengguna sebelumnya akan membuat Anda merasa lebih nyaman dan yakin ketika memilih layanan tanda tangan elektronik untuk bisnis.


Misalnya saja ketika ada pengguna baik itu dari segi perorangan maupun organisasi atau perusahaan, Anda bisa melihat manfaat apa saja yang diberikan. Jika kebanyakan para pengguna sebelumnya memberikan ulasan positif tentang layanan tanda tangan elektronik yang ada maka, layak untuk Anda pilih. Selain itu, dengan testimoni Anda dapat membandingkan antara penyedia layanan tanda tangan satu dengan lainnya. Sehingga, ketika memilih benar-benar sesuai dengan kebutuhan.


Dari tips di atas kini Anda bisa memilih penyedia layanan tanda tangan elektronik dengan beberapa pertimbangan yang matang. Anda tidak bisa sekadar hanya menebak-nebak karena tanda tangan elektronik adalah aspek yang sangat krusial dalam pengambilan keputusan. Bila Anda salah memutuskan dan mengakibatkan permasalahan legal dan hukum, tentu akan sangat merugikan. Semoga tips-tips di atas bisa memberikan gambaran dan panduan yang lebih baik saat memilih penyedia layanan bagi kebutuhan tanda tangan elektronik perusahaan Anda.




Baca juga: Prasyarat Menggunakan Tanda Tangan Elektronik di Indonesia Menurut Peraturan Kominfo